Hoe blijft het Nationaal Archief wendbaar in een snel veranderende wereld?

Het Nationaal Archief beheert en bewaart van oudsher waardevolle documenten en communicatie. Een snel veranderende wereld van multimediale berichtgeving en woekerende data-opslag zorgen de afgelopen jaren voor nieuwe, complexe vraagstukken die bij het Nationaal Archief terechtkomen. Dit vereist een nieuwe rol en een innovatieve en flexibele houding voor een van oudsher traditioneel ingerichte organisatie. Hoe kan het Nationaal Archief ontwerpend werken inzetten om complexe uitdagingen effectiever aan te pakken? Samen met medewerkers ontwikkelde Afdeling Buitengewone Zaken de ‘NA Ontwerpaanpak’: een manier van werken waarmee het Nationaal Archief zelf ontwerpend aan de slag kan.

Onze rol in het proces: meewerken, experimenteren en itereren

Afdeling Buitengewone Zaken werkte gedurende anderhalf jaar wekelijks met medewerkers van verschillende projectteams van het Nationaal Archief. In deze samenwerking hadden wij deze verantwoordelijkheden:

Actiegericht ontwerp Vraagstukken die op slot zaten, of waar niet een standaard aanpak voor was werden opgepakt met verschillende varianten van de NA Ontwerpaanpak.
Vertalen naar NA Ontwerpaanpak. Door te reflecteren op de praktijk leerden we wanneer de NA Ontwerpaanpak effect had, en waarom. Maar ook hoe het verbeterd kon worden – zowel organisatorisch als inhoudelijk – voor meer effect in een volgend vraagstuk.
Mindset verandering. Het denken in aannames en het stapsgewijs testen van die aannames werd gemeengoed in de betrokken projectteams.

De NA Ontwerpaanpak: van theorie naar praktijk

Samen met een kernteam van het Nationaal Archief ontwikkelden we stapsgewijs een aanpak ontwikkeld waarin experimenteren, co-creatie en iteratief werken centraal staan. De aanpak werd direct in de praktijk getest door deze in te zetten bij verschillende projecten. Dit zorgde gelijktijdig voor het aanscherpen van de werkwijze en het aanpakken van vraagstukken.

Belangrijke elementen van de NA Ontwerpaanpak:

Modulaire workshops: We ontwikkelden tien workshops die los of in combinatie kunnen worden ingezet, afhankelijk van de vraag. Zoals een workshop om toekomsten te verkennen of getoetste prototypes te implementeren in de organisatie.
Iteratief en experimenteel werken: Een aanpak waarbij in korte cycli ideeën getest en aangepast worden.
Duidelijke rollen. Een effectieve aanpak valt en staat – naast de inhoud – met een sterke organisatie. We ontwikkelden daarom welke rollen er zijn in de aanpak, en welke verantwoordelijkheden en communicatie hierbij horen.
Facilitator-training: Medewerkers werden opgeleid om zelf de aanpak te begeleiden en te implementeren.

Voorbeeld: tekstberichten

Een concrete casus waarbinnen we dit uitvoerden was ‘Tekstberichten’, een project dat gericht is op het verbeteren van de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. We onderzochten hoe archieven en overheidsdiensten efficiënter om kunnen gaan met digitale berichtgeving, zodat informatie beter vindbaar en bruikbaar blijft voor publieke verantwoording en informatieverzoeken. Door middel van iteratief testen en experimenteren ontwikkelden we onder andere de eerste uitwerkingen van een tijdlijntool voor journalisten om gebeurtenissen handzaam terug te halen binnen een onderwerp.

Eigenaar aanpak

Door vanaf de start van onze samenwerking in de praktijk aan de slag te zijn, hebben we een aanpak gecreëerd die niet slechts theoretisch blijft, maar volledig aansluit bij de dynamiek van het Nationaal Archief en het type vraagstukken dat speelt bij het Nationaal Archief. Cruciaal hierin was dat we het team van het Nationaal Archief zelf eigenaar maakten van het proces: zij leerden zelfstandig werken met de aanpak, waardoor de methoden verankerd werden binnen de organisatie.

Een aanpak met blijvende waarde

De NA Ontwerpaanpak heeft niet alleen bijgedragen aan de innovatiekracht van het Nationaal Archief, maar ook een cultuurverandering in gang gezet. Medewerkers kijken nu anders naar complexe vraagstukken en voelen zich gesterkt om te experimenteren en nieuwe werkwijzen te omarmen.

“De NA Ontwerpaanpak helpt ons niet alleen om vraagstukken op te lossen, maar ook om innovatie en samenwerking duurzaam in de organisatie te verankeren.” – Facilitator Nationaal Archief

Met deze aanpak is het Nationaal Archief beter voorbereid op de toekomst en in staat om wendbaar en flexibel te blijven in een steeds veranderende wereld.

Opdrachtgever vanuit het Nationaal Archief

“Afdeling Buitengewone Zaken is een sociaal ontwerpbureau met veel expertise en enthousiasme. Ze hebben ons geholpen meer van buiten naar binnen te denken, gebruikers te betrekken, en geleerd om aannames en oplossingsrichtingen direct aan de praktijk te toetsen. Daarnaast zijn ze prettig in de samenwerking, denken met je mee en gaan conform hun eigen filosofie ook zelf flexibel om met onverwachte wijzigingen in het proces gaandeweg een opdracht.”

Suzi Szabó

Resultaten en Impact

Deze samenwerking heeft in anderhalf jaar geleid tot tastbare resultaten:

Een duidelijke structuur met een eigenaar, beheerders en facilitators. Zoals een afdelingshoofd die officieel eigenaar wordt van de NA Ontwerpaanpak.
Medewerkers werden opgeleid om ontwerpsessies te begeleiden.
Een expositie in het cafetaria van het Nationaal Archief trok honderden bezoekers.
Succesvolle overdracht van de NA Ontwerpaanpak naar de organisatie.
Experimenten werden in het netwerk van het Nationaal Archief getest.