Een toegankelijke Meedoenbalie die nieuwkomers helpt participeren

Nieuwkomers in Nederland willen graag participeren in de samenleving. Dit kan door middel van werk, vrijwilligersactiviteiten, sport of andere sociale initiatieven. Om hen hierbij te ondersteunen, heeft COA de Meedoenbalie geïntroduceerd op verschillende opvanglocaties. Hoewel er al Meedoenbalies operationeel waren, ontbrak een uniforme werkwijze en een toegankelijk ontwerp dat op alle COA-locaties toepasbaar is.

COA vroeg Afdeling Buitengewone Zaken en OpenEmbassy om een sociaal ontwerp te ontwikkelen dat de Meedoenbalie beter afstemt op de leefwereld van nieuwkomers. OpenEmbassy is expert in samenwerken en innoveren binnen migratievraagstukken. De combinatie met Afdeling Buitengewone Zaken zorgde ervoor dat het traject een sterke inhoudelijke diepgang kreeg en dat we kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid konden borgen. Dit traject vond plaats binnen een tijdsbestek van drie maanden en werd uitgevoerd in nauwe samenwerking met nieuwkomers, vrijwilligersorganisaties en andere betrokkenen.

Wat is een Meedoenbalie?

De Meedoenbalie is het centrale aanspreekpunt binnen een asielzoekerscentrum (AZC) waar bewoners ondersteuning krijgen om deel te nemen aan de samenleving. Dit kan variëren van werk en vrijwilligerswerk tot sport, sociale activiteiten en educatieve programma’s. De Meedoenbalie helpt nieuwkomers hun weg te vinden en maakt participatie toegankelijker.

Het vraagstuk

Hoewel er al Meedoenbalies bestonden, was er geen uniforme en schaalbare aanpak. Hierdoor verschilde de uitvoering per locatie en wisten veel nieuwkomers niet wat de Meedoenbalie voor hen kon betekenen. Dit leidde tot drempels in de toegang en benutting van de balie.

Het vraagstuk bestond uit drie kernuitdagingen:

Laagdrempeligheid: Hoe zorgen we ervoor dat nieuwkomers – ongeacht taalvaardigheid of achtergrond – begrijpen wat de Meedoenbalie is en hoe zij eraan kunnen deelnemen?
Uniformiteit: Hoe kunnen we één herkenbare werkwijze en vormgeving ontwikkelen die op alle COA-locaties kan worden toegepast?
Effectiviteit: Hoe maken we de Meedoenbalie daadwerkelijk ondersteunend aan de behoeften van nieuwkomers?

Een extra complexiteit in dit traject was de enorme variëteit aan COA-locaties. De Meedoenbalie moest niet alleen functioneren in een stedelijke omgeving, maar ook in locaties op het platteland en zelfs op boten. Dit betekende dat we een generieke aanpak moesten ontwikkelen die flexibel genoeg was om op elke locatie goed te werken.

Wat we hebben uitgevoerd

Om deze vragen te beantwoorden, voerden Afdeling Buitengewone Zaken en OpenEmbassy een ontwerpend onderzoek uit, bestaande uit verschillende stappen:

Brede uitvraag via enquête

Een enquête onder nieuwkomers (zowel in als buiten de AZC’s) om inzicht te krijgen in hun behoeften en drempels rondom participatie.

Focusgroepen met nieuwkomers

In kleine groepen bespraken we hun ervaringen en uitdagingen bij het meedoen aan activiteiten vanuit het AZC.

Co-creatiesessies met bewoners en vrijwilligersorganisaties

Gezamenlijk bedachten we verbeteringen en interventies om de Meedoenbalie toegankelijker te maken, waarbij de sessies op twee AZC-locaties plaatsvonden om verschillende perspectieven mee te nemen.

Prototyping en testen

Op basis van de inzichten ontwikkelden we verschillende prototypes voor de Meedoenbalie, die vervolgens op locatie werden getest en met bewoners werden besproken.

Iteraties en finaal ontwerp

Op basis van feedback werden de prototypes verder aangescherpt en doorontwikkeld tot een werkbare, schaalbare oplossing.

Toegankelijkheid en inclusie

Tijdens alle sessies waren tolken aanwezig, zodat iedereen in zijn of haar eigen taal kon bijdragen. De sessies werden op toegankelijke tijdstippen georganiseerd, met bijvoorbeeld kinderopvang, zodat ook moeders met jonge kinderen konden deelnemen. Daarnaast werd gezorgd voor een lunch en een vergoeding voor de deelnemers, als blijk van waardering voor hun bijdrage.

Inzichten uit het traject

Uit de gesprekken met nieuwkomers en stakeholders kwamen vier belangrijke inzichten naar voren:

Herkenbaarheid en zichtbaarheid

Veel nieuwkomers wisten niet wat de Meedoenbalie was of wat ze daar konden doen. Daarom zijn visuele middelen ontwikkeld met foto’s die letterlijk laten zien wat de Meedoenbalie biedt.

Participeren is meer dan werk

Veel mensen dachten dat de Meedoenbalie alleen over betaald werk ging. Door bredere participatievormen, zoals vrijwilligerswerk en buurthulp, explicieter te benoemen, werd het bereik vergroot.

Toegankelijke communicatie

Communicatie moet niet alleen in meerdere talen beschikbaar zijn, maar ook visueel aantrekkelijk en begrijpelijk, zodat mensen die minder taalvaardig zijn toch de informatie kunnen oppikken.

Gelijkwaardigheid in participatie

Nieuwkomers gaven aan dat ze niet alleen activiteiten met andere nieuwkomers willen doen, maar juist ook in contact willen komen met Nederlanders. Dit werd meegenomen in het ontwerp van de Meedoenbalie.

Resultaten en impact

Dit traject heeft geleid tot de ontwikkeling van een uniforme en effectieve Meedoenbalie die op alle COA-locaties ingezet kan worden. Dankzij deze aanpak is de Meedoenbalie niet alleen een concept gebleven, maar uitgegroeid tot een concreet en uitvoerbaar model dat nieuwkomers in Nederland helpt om sneller en effectiever deel te nemen aan de samenleving.

Een set van 14 middelen, waaronder posters, afsprakenkaartjes, ambassadeursrollen, gesprekskaarten en herkenbare fysieke elementen voor de balie.
Een rapportage waarin het proces en de achterliggende gedachte van de Meedoenbalie is uitgewerkt, inclusief vier basisprincipes die als leidraad dienen voor de implementatie.
Een praktische handleiding voor COA-medewerkers om de Meedoenbalie in te richten en effectief in te zetten.
Een concreet implementatieplan voor de verdere uitrol van de Meedoenbalie, waarbij Afdeling Buitengewone Zaken waarschijnlijk betrokken blijft bij de implementatiefase.