Ambitie en realiteit
Participatie in de ontwerppraktijk
Hoe zorg je voor een passende afronding en overdracht?
Jongeren ambassadeurs die na een pilot zelf het stokje hebben overgenomen
Geschreven door: Anniek Moll
11 april 2025
Beeld: Marieke Odekerken
Bij Afdeling Buitengewone Zaken werken we in onze social design trajecten altijd samen met de mensen om wie het gaat: de belanghebbenden. Maar wie zijn precies de belanghebbenden? En hoe zorg je ervoor dat ze een stem kunnen hebben in een traject, ook aan de tafel waar besluiten worden genomen? Een geslaagd participatietraject gaat veel over inclusiviteit, samenwerken en machtsverhoudingen. Hoe richt je een proces inclusief in, zodat participatie geen vinkje is, maar echt zorgt voor ontwerpen die leefwerelden van belanghebbenden verbeteren? Hoe geven we vorm aan die inclusieve participatie, die we op papier allemaal zo toejuichen?
Geen traject is hetzelfde en dat vraagt om maatwerk. En dat maakt het juist ook leuk. In elke context mogen we nieuwsgierig zijn. Tegelijkertijd, en dit zullen velen in het veld herkennen, is de dagelijkse realiteit weerbarstig en gaan ambities verder dan de directe mogelijkheden.
Hoe je inclusief werkt is een doorlopend leerproces. Laten we daarom uitwisselen en delen, de moeilijkheden expliciet benoemen. Om zo gezamenlijk te navigeren naar een systeem waarin mensen over hun eigen toekomst beslissen, krachten en kennis serieus nemen en gezamenlijk werken aan maatschappelijke vooruitgang. Omdat we samen meer weten dan alleen, delen we een aantal van onze eigen participatiekrakers. We zijn benieuwd hoe jij hiernaar kijkt. Welke dilemma’s kom jij tegen in de praktijk? Hoe vlieg jij deze aan? We delen deze week onze eerste kraker.
Participatie kraker 2:
Hoe zorg je voor een passende afronding en overdracht?
Casus voorbeeld: In wijk Slommerdijk spreken we veel mensen die sterk betrokken zijn bij het thema en energiek meedenken. Door alle verschillende perspectieven hebben we een rijk beeld gekregen. Het traject is ten einde en zal opgeleverd worden aan gemeente Stikkerveen. We willen onze inzichten delen met de mensen die we gesproken hebben, maar vragen ons af welke manier bij hen past.
Waarom kraakt het?
De afronding van een traject is meestal vanuit opdrachtgevers gericht op het goed afronden met diezelfde opdrachtgever en niet op de afronding met betrokkenen. Maar als we respectvolle participatie willen organiseren, is het belangrijk dat er goed gecommuniceerd wordt over het vervolg van het proces, verwachtingen passen bij de realiteit én dat er gevolg gegeven wordt aan gedeelde perspectieven. Dat de mensen die betrokken zijn geweest, er energie, tijd en aandacht in hebben gestoken, ook op de hoogte zijn van wat er met hun input is gebeurd. Maar hoe rond je een participatietraject goed af? Wat communiceer je als het vervolg nog niet bekend is? En bij wie ligt deze verantwoordelijkheid?
Zo pakt Afdeling Buitengewone Zaken dit dilemma aan
Uit ervaring weten we dat de volgende strategieën goed werken in een situatie zoals zich in Wijk Slommerdijk voordoet.
De mogelijkheid voor een goede afronding start bij een goed begin.
Door het écht betrekken van belanghebbenden en hen eigenaarschap te geven, zullen mensen het traject verder willen brengen. Dit helpt het maatschappelijke vraagstuk verder. Want uiteindelijk moeten wij als ontwerpbureau weer uit het vraagstuk kunnen stappen. Om hier ruimte voor in te bouwen, zorgen we tegenwoordig standaard al aan de start van een traject dat er budget wordt vrijgemaakt om het traject goed over te dragen en eigenaarschap aan de, in dit geval, bewoners te geven.
De basis
We delen de uitkomsten van het onderzoek altijd met deelnemers, tussentijds of achteraf. Bijvoorbeeld via een e-mail naar alle betrokkenen met daarin de resultaten. Als het een langduriger traject betreft waar meer mogelijkheden zijn, maken we een website waar onderzoeksresultaten al tussentijds gedeeld kunnen worden (zoals www.samenspraak.nl). Ook maken we gebruik van bestaande kanalen, zoals lokale nieuwswebsites, om tussentijds mensen op de hoogte te brengen van ons onderzoek. Zijn digitale kanalen een obstakel voor de betrokkenen, dan maken we de uitkomsten op een fysieke manier zichtbaar, bijvoorbeeld door te werken met open-inloop-momenten waarin opbrengsten en vervolgstappen worden gedeeld.
Actief mensen herinneren aan uitkomsten
Wanneer we eerder resultaten van updates met mensen hebben gedeeld, mailen we hen ook nog een keer na. Op die manier verzekeren we dat zij in ieder geval op de hoogte zijn van de optie om inzicht te krijgen in de resultaten. En om, als ze dat willen, een reactie te geven.
Passende vorm van rapporteren
Het op de hoogte stellen van resultaten willen we zo inclusief mogelijk doen. Dit houdt in dat we op zoek gaan naar een vorm waarvan we denken dat het past bij de specifieke doelgroep van ons onderzoek. Zo hebben we voor jongeren binnen het traject Maatschappelijke Dienst Tijd een apart opleverdocument gemaakt dat speciaal gericht was op hen (in plaats van het ministerie van OCW). Ook maakten we eerder voor gemeente Veldhoven een expositie waarin we de verschillende perspectieven op de toekomst verbeelden. Deze werd op het gemeentehuis geplaatst zodat elke inwoner even binnen kon stappen om een kijkje te nemen. Zo proberen we de resultaten toegankelijk en begrijpbaar te maken, juist voor deelnemers.
Eerlijk zijn over het vervolg
Soms is het onduidelijk wat er na het onderzoek gaat gebeuren. Door daar transparant in te zijn, laat je zien dat je mensen serieus neemt. Het inzichtelijk maken van het proces, ook na de opdracht, geeft deelnemers houvast en de juiste verwachtingen (ook al is het onduidelijk).
Vraag uit hoe mensen eventueel op de hoogte willen worden gehouden
Mensen weten vaak zelf het beste waar zij behoefte aan hebben. Daarom vragen we vaak gewoon aan mensen hoe zij op de hoogte gehouden willen worden over ons onderzoek. De opdrachtgever maken we hier mede verantwoordelijk voor, zodat het in de toekomst kan blijven voortbestaan.
Ruimte voor verbetering
In dergelijke opdracht zou het goed zijn om te verzekeren dat belanghebbenden zeggenschap krijgen en uiteindelijk ook invloed kunnen uitoefenen. Op die manier moet de betrokkenheid van belanghebbenden in ons traject ook niet eenmalig of kwetsbaar zijn, maar juist de voorbode van een stevige, nieuwe manier van (samen)werken. Waar wij uiteindelijk uit kunnen stappen en dat alles nog steeds op rolletjes gaat.
Een interactieve expositie van verhalen en inzichten als oplevering
Het is wat ons betreft als social designers onze taak om te zorgen dat betrokkenen op de hoogte zijn van de resultaten uit onze trajecten. We proberen zoveel mogelijk te kijken hoe we dat op de best mogelijke manier doen. Dat is iedere keer maatwerk per traject. We zijn benieuwd naar jouw ervaringen met het afronden van participatietrajecten. Wat maakt het ingewikkeld, hoe ga je er mee om en waar kunnen we van leren?
