32 uur te Rotterdam

Tijdelijke office manager

Houd jij een studio vol makers draaiende? Zorg jij dat de facturen kloppen, de lunch op tafel staat en iedereen zich gezien voelt? Onze office manager gaat in 2027 met zwangerschapsverlof. Voor de periode januari t/m augustus zoeken we iemand die het stokje tijdelijk overneemt.

Wat ga je doen?

Afdeling Buitengewone Zaken (A/BZ) is een social design bureau uit Rotterdam. We onderzoeken en ontwerpen een betere samenleving, van mentale gezondheid tot stadsontwikkeling. Jij zorgt dat het team dat kan doen zonder zich zorgen te maken over de rest.

Je begint in januari met een overdracht van vier weken met onze office manager. Daarna draai je zelfstandig, met korte lijnen naar de partners en onze externe HR-adviseur. Je werkt aan drie dingen:

Financiën. Je verwerkt facturen en declaraties in Moss, zorgt dat betalingen op tijd gaan, jaagt ontbrekende bonnen na en houdt projectbudgetten bij. Je stemt wekelijks af met onze financieel partner.
Faciliteiten. Je regelt de dagelijkse vega lunch, het brood, de voorraad, de post en de schoonmaak. Je bent het aanspreekpunt voor leveranciers en het pand, en je durft collega’s aan te spreken op een rommelige werkplek. Kortom, je zorgt voor een soepele studio.
HR. Je verwerkt verlof en verzuimregistratie en signaleert aflopende contracten. Je organiseert het medewerkers-tevredenheidsonderzoek, een teamuitje en de zomer-bbq. Je checkt in bij collega’s, ondersteunt bij vacatures en begeleidt de werving en organisatie van stagiairs.

Over A/BZ

Steeds meer ontwerpende onderzoekers zetten hun expertise in voor lastige maatschappelijke uitdagingen. Dat is social design. We werken voor gemeenten, ministeries en maatschappelijke organisaties door heel het land, en steeds vaker op eigen initiatief. We bestaan 14 jaar, zijn met zo’n 18 collega’s en hebben een studio in Historisch Delfshaven te Rotterdam. Elke dag lunchen we samen aan een grote tafel. Bekijk wie we zijn en ons team.

Wat vragen wij?

Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als office manager, managementassistent of in een vergelijkbare rol, het liefst in een klein (creatief) bureau.
Je bent thuis in financiële basisadministratie: facturen, declaraties, betalingen. Ervaring met Moss of Exact is mooi meegenomen.
Ervaring met HR-administratie, Notion, Simplicate of Google Workspace is een pré.
Je signaleert proactief wanneer collega’s extra steun of een luisterend oor nodig hebben.
Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en neemt beslissingen binnen afgesproken kaders.
Waar nodig weet je hoe je de samenwerking op moet zoeken en inrichten met het team.
Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands.
Je gaat discreet om met personeelsgegevens.
Je bent beschikbaar voor 32 uur per week van begin januari t/m eind augustus 2027, en werkt op de studio.

Belangrijke waarden

Veerkrachtig: komt er veel tegelijk binnen? Je houdt het overzicht en zet knelpunten om in actie.
Precies: de administratie klopt, en als er iets misgaat zoek je de oorzaak.
Mensgericht: je voelt aan wat het team nodig heeft en staat klaar om te helpen.
Onderzoekend: je stelt de goede vragen en legt vast wat nog niet vastligt.

Wat krijg je?

Een tijdelijk contract van 32 uur per week, van begin januari t/m eind augustus 2027.
Een salaris tussen ±€2220 en €3000 bruto per maand op basis van 32 uur, afhankelijk van je ervaring. Naast je salaris ontvang je 6% extra pensioen bovenop je brutosalaris. Ook heb je recht op een dertiende maand, naar rato.
Een laptop en toebehoren.
Elke dag een uitgebreide, kosteloze vega lunch op de studio.
Een team dat verder reikt dan werkgesprekken: sommigen boulderen samen, anderen wandelen in de duinen.

Interesse? Reageer nu!

Vul uiterlijk maandag 23 november 2026 het formulier hieronder in en upload je motivatiebrief en CV. Vertel ons kort waarom jij onze tijdelijke office manager bent.
Pas na de deadline bekijken we alle inzendingen. Je hoort rond 26 november of je wordt uitgenodigd.
De eerste gesprekken zijn in de week van 30 november, het tweede gesprek in de week van 7 december.
Gewenste startdatum: maandag 4 januari 2027, maar dit kan in overleg. We houden daarmee rekening met maximaal vier weken overdracht tot eind januari.

Vragen over de vacature? Mail Lisa de Jong via lisa@afdelingbuitengewonezaken.nl. Sollicitaties per mail nemen we niet in overweging.

Gelijke kansen

Bij A/BZ willen we dat iedereen dezelfde kansen krijgt, zowel binnen ons team als daarbuiten. We vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom voelt, zichzelf kan zijn en het volledige potentieel kan benutten, ongeacht achtergrond, leeftijd, geloofsovertuiging, uitdaging, gender of seksuele voorkeur. Sterker nog, door verschillende achtergronden in ons team zijn we beter in staat om maatschappelijke uitdagingen te begrijpen en hier oplossingen voor te bedenken. Dat werkt ook door in de sollicitatieprocedure: als mensen even geschikt zijn dan kiezen we degene die ons team het beste verrijkt.