Rijkswaterstaat
Kennisdeling: Hoe deel je slim en efficiënt kennis tussen 8700 medewerkers?
Nederland heeft flink wat dijken, dammen en duinen nodig om overstromingen tegen te gaan, overal in Nederland moet het drinkwater uit de kraan voldoen aan strenge eisen en weggebruikers moeten zo snel en veilig mogelijk van A naar B kunnen reizen. In Nederland zet Rijkswaterstaat zich hier dagelijks met 8700 medewerkers keihard voor in. We zijn ook een land dat altijd in volle vaart in beweging is en waar we dicht op elkaar leven, dit vraagt van de medewerkers van Rijkswaterstaat om zich razendsnel aan te passen, nieuwe kennis op te doen en efficiënt kennis te delen. Maar hoe realiseer je binnen zo’n grote organisatie een succesvolle kennisdeling? In samenwerking met Rijkswaterstaat onderzochten we welk middel kennisdeling binnen de organisatie beter zou kunnen faciliteren, vastleggen en communiceren.
Organisatiediagnose
De vraagstukken van Rijkswaterstaat zijn bepaald niet eenvoudig, en de kennisdeling van bijbehorende trajecten vanzelfsprekend ook niet. Team kennismanagement van Rijkswaterstaat was daarom op zoek naar een middel om het ophalen van informatie én het slim samenbrengen van deze informatie te bevorderen. Een middel waarmee een sterke organisatiediagnose gedaan kan worden op het gebied van kennismanagement en die op verschillende manieren ingezet kan worden. Duidelijk niet een oplossing die je ‘of the shelf’ kan bestellen, maar waar een degelijk ontwerpproces voor nodig is om te ontdekken wat goed werkt én wat niet.
Design probes
Omdat een niet eerder ontwikkeld en complex middel zich lastig laat ontwerpen vanachter het bureau hebben we Design Probes ingezet. Design Probes zijn een collectie van taken en materialen die de doelgroep in staat stelt om verslag te leggen van hun eigen ervaringen, zodat eigen ideeën uitgedrukt kunnen worden. Want waarom zouden medewerkers iets wel of niet willen delen? Op welk moment willen ze graag delen en welke hordes ervaren ze? Hoe ervaren ze de ruimte die ze krijgen om kennis te delen? Design Probes worden vaak gebruikt om inzicht te krijgen in de context van gebruikers en inspiratie op te doen voor ontwerprichtingen in het begin van een ontwerpproces.
Experiment
Verschillende medewerkers kregen de Design Probes thuisgestuurd. Met het experiment achterhaalden we zo enerzijds inhoudelijke inzichten waarmee Rijkswaterstaat direct actie kon ondernemen én anderzijds testten we de waarde van design probes als middel om kennisdeling te faciliteren. De vormgeving van de design probes hielden we relatief simpel om bij deelnemers de drempel om met de oefeningen aan de slag te gaan te verlagen.
Analyse
Met ingevulde design probes maakten we de balans op: Wat is de waarde van een design probe om kennis te delen? Alle inzichten werden overzichtelijk geanalyseerd, geclusterd en gecategoriseerd. Want waarom vult de ene persoon de probe op een andere manier in? Waarom kan de één eenvoudig een reactie geven en een ander niet? Reacties vertaalden we naar nieuwe functies om kennisdeling te faciliteren zodat het middel beter aansluit bij de behoeftes van de medewerkers.
Resultaten
-
Een beproeft concept van een nieuw type kennisdiagnose en methode voor verbeterde kennisdeling.
-
Bewezen waarde van probes als ondersteunend middel voor kennisdeling.
-
Aanjaagteam van gemotiveerde en betrokken medewerkers om kennis te delen.
