Handreiking Seksueel grensoverschrijdend gedrag

Seksueel grensoverschrijdend gedrag (SGG) op de werkvloer is een urgent maatschappelijk probleem. Werkgevers, HR-professionals en vertrouwenspersonen spelen een cruciale rol in het adequaat opvolgen van meldingen. Mariëtte Hamer, de regeringscommissaris voor SGG ontwikkelde in 2023 een eerste versie van een handreiking vol adviezen om werkgevers te informeren hoe om te gaan met seksueel grensoverschrijdend gedrag. Dit document is zeer informatief maar nog niet erg handzaam. De regeringscommissie wilde daarom een versie maken die het voor werkgevers mogelijk maakt om de informatie direct toe te passen in de praktijk, aansluitend bij hun dagelijkse realiteit. Afdeling Buitengewone Zaken en Multitude onderzochten met ontwerpend onderzoek hoe de handreiking toegankelijker en laagdrempeliger kon worden, zodat meer organisaties effectief met meldingen aan de slag kunnen.

Vertrekpunt handreiking 2023

Doel van het traject

Het doel van dit traject was om de handreiking te optimaliseren naar een bruikbaar en handelingsgericht product voor verschillende gebruikersgroepen zoals kleine ondernemers, ZZP-ers, MKB-ers. Dit betekende niet alleen een begrijpelijke presentatie van de inhoud, maar ook een visueel en functioneel ontwerp dat organisaties daadwerkelijk ondersteunt bij het opvolgen van meldingen.

Onze rol: Prototypen en ontwerpend onderzoek

Afdeling Buitengewone Zaken was binnen dit traject verantwoordelijk voor het strategisch inrichten van het ontwerpend onderzoek en de ontwikkeling van prototypes die de toegankelijkheid van de handreiking moesten verbeteren. Stapsgewijs testten we de prototypes en evalueerden de verschillende formats, waarbij we inzichten uit de praktijk direct verwerkten in nieuwe versies van de handreiking. Op deze manier achterhaalden we in welke vorm de informatie van de handreiking het beste aansluit bij de wensen en behoeften van werkgevers om een SGG beleid te voeren en hoe ze dit zo laagdrempelig mogelijk kunnen organiseren. Door onze aanpak stelden we het perspectief van werkgevers centraal in het goed gebruik maken van de handreiking. Zo leerden we dat het bijvoorbeeld ook eenzaam kan zijn voor werkgevers om hier verantwoordelijk voor te zijn en dat zij een grote druk ervaren om het goed te doen. Dit vraagt van de handreiking om een vorm aan te nemen die werkgevers ondersteunt, die naast hen staat en hen het gevoel van begeleiding geeft. Zodat zij zekerder kunnen zijn van wat ze moeten doen en zo effectieve SGG maatregelen treffen.

De handreiking analyseren en de kern eruit filteren

Focusgroepen, gebruikersonderzoeken en prototyping

Om goed te achterhalen wat de verschillende doelgroepen beweegt, motiveert en ervaart ondernamen we twee verschillende acties:

Focusgroepen: We organiseerden focusgroepen met HR-professionals en directeuren om te achterhalen waar zij tegenaan lopen bij het opvolgen van meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag en het vormgeven van beleid op SGG. Voorkomen is namelijk altijd de beste aanpak.
Prototyping: We ontwikkelden meerdere prototype-versies van de handreiking en testten deze met verschillende gebruikersgroepen om te zien welke vorm het meest effectief was.

Onze initiële focus lag op het vinden van een optimaal vertrekpunt voor het intuïtief overbrengen van informatie, waarbij we ons afvroegen hoe mensen het liefst informatie ontvangen.

Voorbeeld 1

De ‘Waarom’-benadering

Een van de belangrijkste inzichten uit ons onderzoek was dat werkgevers vaak niet wisten wanneer bepaalde informatie in de handreiking relevant voor hen was. “Gaat dit over mij en mijn organisatie?” Daarom hebben we een structuur ontwikkeld waarin bij elk onderdeel direct wordt uitgelegd waarom (urgentie) en wanneer (toepasbaarheid) dit specifieke onderdeel van toepassing is. Dit geeft werkgevers snel inzicht in welke stappen ze moeten zetten zonder zich door lange teksten heen te hoeven werken. Hierdoor vergroten we de kans dat werkgevers daadwerkelijk met de informatie aan de slag gaan.

Voorbeeld 2

Het visuele stappenplan

Uit de co-creatie sessies bleek dat gebruikers behoefte hadden aan een duidelijk overzicht van de stappen bij het opvolgen van een melding. Daarom ontwikkelden we een visueel stappenplan waarin de verschillende fasen overzichtelijk worden gepresenteerd. Dit zorgde ervoor dat werkgevers en HR-medewerkers direct konden zien wat er van hen verwacht werd in verschillende situaties, zonder dat ze door lange paragrafen hoefden te scrollen waar zij vaak in hun dagelijkse praktijk geen tijd voor hebben.

Resultaten en impact

Onze iteratieve aanpak leidde tot een toegankelijke en bruikbare set richtlijnen en voorwaarden voor de handreiking, waardoor deze nu door een breder scala aan organisaties effectief kan worden ingezet om meldingen van SGG op een zorgvuldige en gestructureerde manier op te volgen.

in de sessies ontmoetten verschillende werkgevers elkaar en konden zij verhalen en ervaringen uitwisselen. Ook hadden zij de mogelijkheid om elkaar vragen te stellen. Dat deze omgeving werd gecreëerd werd als een belangrijk en waardevol onderdeel van het proces gezien.
De handreiking werd ingedeeld naar een laagdrempelige, gebruiksvriendelijke digitale structuur die direct aansluit bij de behoeften van werkgevers en HR-professionals.
Werkgevers kunnen de handreiking nu makkelijker inzetten als een concreet hulpmiddel in hun organisaties.
Door de samenwerking met experts en organisaties is de handreiking breed gedragen en gevalideerd in de praktijk.